Benefits im Wandel: Warum größere Unternehmen jetzt auf Harmonisierung setzen sollten

Im Laufe der Zeit entsteht in vielen Organisationen ein umfangreiches, teils unübersichtliches Portfolio an Mitarbeiter-Benefits. Verschiedene Rahmenverträge, Insellösungen und lokale Initiativen sorgen dafür, dass weder die Mitarbeitenden noch die Unternehmensleitung den Überblick behalten. Besonders nach Fusionen oder in dezentralen Strukturen entsteht ein „Benefit-Flickenteppich“, der hohe Verwaltungskosten verursacht und in der Belegschaft kaum wahrgenommen wird.

Dabei sind Benefits längst mehr als nur „Extras“. Sie sind Ausdruck von Wertschätzung, Teil der Arbeitgebermarke und ein entscheidender Faktor bei der Bindung und Gewinnung von Talenten. Umso wichtiger ist es, sie strategisch zu steuern.

Die Herausforderung: Komplexität statt Klarheit

Viele Unternehmen haben über Jahre hinweg Benefits angesammelt, ohne eine klare Linie zu verfolgen. Was einst als innovative Zusatzleistung begann, reiht sich irgendwann in eine Vielzahl von Angeboten ein, die weder gebündelt noch systematisch gepflegt werden.

In Deutschland zeigt sich diese Entwicklung sehr deutlich: Laut einer Analyse der Bertelsmann Stiftung hat sich die Zahl der ausgeschriebenen Benefits pro Stellenanzeige zwischen 2019 und 2025 fast verdreifacht – von durchschnittlich 3,6 auf 9,6. Das verdeutlicht, wie schnell die Vielfalt wächst und wie schwierig es wird, den Überblick zu behalten (Bertelsmann Stiftung).

Das Problem: Viele dieser Angebote bleiben ungenutzt. Der Benefits-Report 2023/24 von Circula zeigt, dass zwar 86 % der Mitarbeitenden in Deutschland Benefits von ihrem Arbeitgeber erhalten, jedoch nur 48 % diese regelmäßig in Anspruch nehmen. Gründe sind unter anderem fehlende Transparenz, komplizierter Zugang oder schlicht Unwissenheit – 9 % der Beschäftigten wissen gar nicht, welche Leistungen ihnen überhaupt zur Verfügung stehen (Haufe).

Das bedeutet: Unternehmen investieren erhebliche Summen in Benefits, erzielen aber nicht den gewünschten Effekt. Statt Wertschätzung und Kultur zu transportieren, entstehen Frustration, Komplexität und Ineffizienz.

Der Schlüssel: Harmonisierung und Transparenz

Die Lösung liegt nicht in noch mehr Angeboten, sondern in einer klaren Struktur. Harmonisierung bedeutet, das Benefit-Portfolio zu konsolidieren, strategisch auszurichten und in einer einheitlichen Systematik zu bündeln.

Das hat gleich mehrere Vorteile:

• Klarheit und Übersicht: Alle Mitarbeitenden wissen, welche Benefits verfügbar sind, wie sie diese nutzen können und welche Spielräume bestehen.

• Kostenkontrolle: Unternehmen können Budgets gezielt einsetzen, Doppelstrukturen vermeiden und die Effizienz der Ausgaben erhöhen.

• Einheitliche Kommunikation: Anstatt Benefits über verschiedene Kanäle und Formate zu bewerben, geschieht dies zentral und konsistent.

• Strategische Steuerung: Ein harmonisiertes Portfolio ermöglicht es, Benefits an den Unternehmenszielen auszurichten und langfristig mit der Kultur zu verknüpfen.

Besonders wichtig: Harmonisierung heißt nicht, alles über einen Kamm zu scheren. Lokale Unterschiede – etwa standortspezifische Gegebenheiten oder branchenspezifische Anforderungen – können und sollen weiterhin berücksichtigt werden. Entscheidend ist jedoch, dass sie in eine übergeordnete Struktur eingebettet sind.

Die Perspektive: Flexibilität für Mitarbeitende

Benefits entfalten ihren Wert erst dann vollständig, wenn sie die Lebensrealität der Menschen widerspiegeln. Was in einer bestimmten Lebensphase attraktiv ist – zum Beispiel Kinderbetreuungszuschüsse oder ein Jobrad – spielt in einer anderen vielleicht keine Rolle. Mitarbeitende erwarten heute, dass ihr Arbeitgeber diese Flexibilität ermöglicht.

Ein flexibles System erlaubt es, dass Mitarbeitende individuell entscheiden können, welche Leistungen für sie gerade sinnvoll sind. Damit steigt nicht nur die Zufriedenheit, sondern auch die Wahrnehmung von Fairness: Jeder und jede erhält denselben Zugang und dasselbe Budget, nutzt es aber auf die eigene Weise.

Für Unternehmen bedeutet das zugleich eine stärkere Bindung. Benefits werden nicht mehr als unübersichtliche „Zugabe“ verstanden, sondern als Teil eines modernen Arbeitsumfelds, das auf die Bedürfnisse der Belegschaft eingeht.

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Unsere Lösung: Ein digitales Fundament mit emplu

Mit emplu unterstützen wir Unternehmen genau bei diesem Transformationsprozess. Wir schaffen ein zentrales, digitales Fundament, das Transparenz, Steuerbarkeit und Flexibilität vereint.

• Kostenkontrolle und Transparenz: Unternehmen behalten jederzeit den Überblick über ihre Benefit-Ausgaben. Budgets lassen sich präzise steuern, Doppelstrukturen vermeiden und Investitionen effizienter gestalten.

• Eine zentrale Infrastruktur: Statt vieler paralleler Systeme und Insellösungen gibt es eine Plattform, auf der alles gebündelt ist. Das reduziert administrativen Aufwand erheblich und schafft klare Verantwortlichkeiten.

• Fairness und Rechtssicherheit: Alle Mitarbeitenden haben denselben Zugang und dieselben Möglichkeiten – unabhängig von Standort oder Abteilung. Gleichzeitig wird die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben, etwa der AGG-Grundsätze, erleichtert.

• Kulturelle Stärke: Ein einheitliches Portfolio vermittelt Zugehörigkeit. Mitarbeitende erleben, dass sie Teil eines Unternehmens sind – und nicht Teil einer Vielzahl von Standorten mit unterschiedlichen Regeln.

• Flexibilität für Mitarbeitende: Jede und jeder kann selbst wählen, welche Benefits gerade am besten passen. Das steigert nicht nur die Zufriedenheit, sondern auch die Akzeptanz der Angebote.

• Smarter Umgang mit Budgets: Anstatt Mittel in selten genutzte Leistungen zu investieren, können Unternehmen gezielt steueroptimierte Benefits anbieten und ihre Budgets maximal wirksam einsetzen.

So entsteht eine Benefit-Struktur, die nicht nur heute funktioniert, sondern mit den Bedürfnissen von Unternehmen und Mitarbeitenden in die Zukunft hineinwachsen kann.

Fazit: Jetzt die Weichen stellen

Benefits sind weit mehr als Zusatzleistungen. Sie sind Ausdruck von Wertschätzung, Teil der Unternehmenskultur und entscheidend für die Wettbewerbsfähigkeit am Arbeitsmarkt. Doch diese Wirkung entfalten sie nur, wenn sie klar strukturiert, transparent und flexibel sind.

Die Harmonisierung von Benefits ist deshalb kein bloßes Verwaltungsprojekt, sondern ein strategischer Schritt in Richtung Zukunftsfähigkeit. Sie ermöglicht Kostenkontrolle, steigert die Effizienz und stärkt gleichzeitig das Wir-Gefühl im Unternehmen.

Mit emplu gelingt diese Transformation: professionell, digital und nachhaltig – und immer gemeinsam mit unseren Kunden. Denn eine starke Benefit-Struktur ist kein Korsett, sondern ein Fundament, auf dem Unternehmen wachsen können.

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